Oganização de eventos empresariais

Organização de Eventos Empresariais em Portugal

Mais do que planear uma festa, a organização de eventos empresariais exige muita atenção em alguns fatores: como o objetivo do evento, o tempo necessário para organizar e o plano do projecto. Pensar em cada pormenor é imprescindível para um evento de sucesso.

A pensar em ajudar quem está à frente da organização de eventos empresariais em Portugal, criámos um roteiro com dicas a serem seguidas para que o seu evento empresarial seja um sucesso. Confira:

1. Trace um objetivo

É necessário que seja traçado um objetivo para ajudar a determinar o tipo de evento e a que público-alvo se destina. É imprescindível pensar que o ambiente do evento ditará a forma de interação dos seus convidados. Por exemplo, um cocktail é ótimo para networking, enquanto uma conferência atrai atenções para o lançamento de um novo produto.

2. Tenha controlo do orçamento

Com o objetivo definido, chega a hora de fazer as contas. Os custos a considerar quando constrói o seu orçamento incluem: local a arrendar, catering, equipamento audiovisual, expositores, material gráfico, brindes, estacionamento, orador e, claro, não se esqueça dos impostos e de outras taxas de serviço associadas.

3. Planeie-se

É muito importante planear com antecedência. Se quer um evento outdoor, deverá evitar a época de frio, mas também deve ter em consideração as férias.

4. Crie um plano de projecto

O ideal é que o evento seja organizado entre seis a oito semanas antes da data agendada. Delegue tarefas e acompanhe semanalmente o progresso.

Crie um plano com os prazos logístico, o programa de comunicações, ensaios, entre outras coisas que sejam necessárias no seu evento.

5. Convidados

Além de ser importante saber o número de convidados para definir o local e o catering do evento, é de suma importância perceber se a lista de contatos está atualizada.

Se está a organizar um grande evento, promovê-lo no site da empresa e nas redes sociais irá ajudá-lo a expandir a sua rede.

6. Esteja preparado para emergências

Apesar de todo o planeamento, imprevistos acontecem. Por isso, esteja preparado para contratempos e emergências. Lembre-se de manter a calma e utilizar a criatividade para resolver os problemas.

7. Faça follow-up

Envie e-mails de agradecimento a todos os que participaram, num prazo máximo de uma semana. Se possível, inclua um campo para opiniões. Aproveite para incluir os participantes em futuras campanhas de marketing.

A organização de eventos empresariais em Portugal pode ser trabalhosa. A Imppacto define-se na organização de momentos especiais da sua empresa, desde a criação até ao resultado final. Com espaços exclusivos, a Imppacto oferece serviço de catering, decoração e todo o suporte que a sua empresa precisa. Entre em contacto e agende uma visita.